Die Bewohner des Datenkellers: Wer sie sind und was sie uns über Datenmanagement erzählen

Nur wenige Menschen finden Daten wirklich spannend. Manche bekommen sogar ein mulmiges Gefühl, wenn sie genauer hinsehen sollen. Da ist etwas im Keller: Man ahnt, dass es da ist, kann es aber nicht greifen. Was schlummert dort unten? Vielleicht lieber die Tür zulassen.

Mir kam das Bild von kleinen Monstern in den Sinn, die es sich zwischen Datenbanken, Excel-Dateien, Schnittstellen und alten Dokumenten gemütlich gemacht haben. Keine besonders seriöse Bildsprache für Data Governance – aber eine gute Brücke zu einem Thema, bei dem viele sonst gleich wieder die Tür schließen.

Also habe ich die Luke geöffnet. Die Bewohner sind ausgesprochen freundlich, wenn auch ein wenig eigenwillig. Sie haben sich über Jahre entwickelt und halten manches Unternehmen seit Ewigkeiten am Laufen. Höchste Zeit, sie vorzustellen.

Nox – kennt das Chaos und seine Geschichte

Nox ist der orangefarbene, zottelige Bewohner, den man als Erstes entdeckt, wenn sich die Kellerluke öffnet. Seit wann er dort lebt? Unbekannt – vermutlich länger als die Dokumentation der meisten Systeme. Seine Taschenlampe hat er immer griffbereit, und er kennt erstaunlich viele Geschichten hinter merkwürdigen Datenstrukturen.

Da ist zum Beispiel das Feld „Sonstiges2“, das niemand löschen darf. Oder die zweite Kundendatenbank, die vor Jahren nur als Übergangslösung gedacht war. Nox weiß: Irgendjemand hatte damals einen vernünftigen Grund. Man muss nur herausfinden, welcher das war und ob er heute noch gilt.

Seine Spezialität ist deshalb nicht das Aufräumen, sondern das Verstehen. Nox verbindet die anderen Bewohner, stellt Fragen und erinnert uns daran, dass gewachsene Datenlandschaften nicht automatisch schlechte Datenlandschaften sind. Seine Schwäche? Er hebt wirklich alles auf. Man könnte es ja noch brauchen.

Spezialgebiet: Datenkultur, Orientierung und die Geschichte gewachsener Systeme.

Die Zelllinge – immer eine Version mehr

Die Zelllinge sind klein, limettengrün, wuschelig und ständig beschäftigt. Kaum liefert das ERP-System eine Auswertung nicht, haben sie schon eine Excel-Tabelle gebaut. Zwei Tage später gibt es eine zweite. Irgendwann heißt die aktuelle Datei „Kundenliste_final_neu2.xlsx“.

Die Zelllinge sind keine Saboteure. Oft haben ihre Tabellen einen wichtigen Prozess gerettet, während die offizielle Lösung noch auf sich warten ließ. Ihre Spezialität sind schnelle Auswertungen und improvisierte Workarounds – und die bemerkenswerte Fähigkeit, aus einer einzigen Liste drei unterschiedliche Wahrheiten zu machen. Ihr Lieblingssatz: „Unsere Datei ist aber aktueller!“

Wer mit ihnen arbeitet, landet schnell bei Fragen der Datenqualität: Stimmen die Werte? Sind Begriffe gleich definiert? Gibt es Dubletten? Und wer entscheidet, welche Version gilt?

Spezialgebiet: Datenqualität, Excel, Versionierung und Schatten-IT.

Professor Schema – der Hüter der Beziehungen

Professor Schema sieht aus, als hätte er schon vor der Erfindung der Cloud Tabellen normalisiert. Runde Brille und abgegriffenes Datenbankbuch gehören praktisch zu ihm. Er spricht ruhig, denkt lange nach und fragt gern nach Primärschlüsseln, wenn andere schon das nächste Tool bestellen wollen.

Er kennt Beziehungen zwischen Daten, Abhängigkeiten zwischen Systemen und Sonderfälle, die in keiner aktuellen Prozessbeschreibung mehr auftauchen. Seine große Stärke ist Architektur: Wie hängen die Dinge zusammen? Wo liegen Daten wirklich? Und was darf man ändern, ohne an ganz anderer Stelle etwas kaputtzumachen?

Spätestens wenn zwei Abteilungen über die Bedeutung von „Kunde“ streiten, hat Professor Schema seinen großen Auftritt: „Bevor wir neu bauen, verstehen wir erst das Bestehende.“

Spezialgebiet: Datenarchitektur, Datenmodelle, Datenbanken und gemeinsame Begriffe.

Franzi File – viel Wissen, wenig Kontext

Franzi File ist kein gewöhnliches Monster. Sie ist ein lebendiger Berg aus Dokumenten, Bildern, PDFs, Scans, Videos und allerlei Dateien. Irgendwo zwischen „Final.pdf“, „Scan_001“ und „IMG_4421.jpg“ schauen zwei große Augen hervor. Franzi ist freundlich und sitzt auf erstaunlich viel Unternehmenswissen.

Sie ist entstanden, weil Menschen Informationen festhalten wollten: Verträge, Projektunterlagen, technische Zeichnungen, Präsentationen und Videos. Nur blieb oft unbeantwortet, was genau ein Dokument enthält, wer es erstellt hat, wie aktuell es ist und wo es hingehört.

Franzi steht für Metadaten und Wissensmanagement. Ohne brauchbare Beschreibungen, Versionen und Ablageregeln wird selbst der wertvollste Inhalt schwer auffindbar. Ihr Satz: „Ich bin wichtig. Ich weiß nur nicht mehr, wofür.“

Spezialgebiet: Metadaten, Dokumentenmanagement und Wiederauffindbarkeit.

Captain Schnittstelle – das läuft nachts automatisch

Captain Schnittstelle ist ein kleines violettes Fellwesen, das fast immer einen Stecker in der Hand hat. Ein USB-Kabel hier, ein Datenimport dort, zwischendurch schnell eine CSV-Datei austauschen: Er sorgt dafür, dass Systeme miteinander sprechen, obwohl sie ursprünglich nie füreinander gedacht waren.

Viele seiner Verbindungen entstanden, als vor allem wichtig war, dass etwas funktioniert. Und das tut es bis heute. Nur weiß manchmal niemand mehr, wer den nächtlichen Import eingerichtet hat, warum eine Spalte absichtlich leer bleibt oder was passiert, wenn sich das Austauschformat ändert.

Captain ist erfinderisch und verlässlich. Er braucht dokumentierte Formate, klare Zuständigkeiten und Aufmerksamkeit, wenn sich Systeme verändern. Sein Standardsatz: „Das läuft seit 2012. Bitte nicht anfassen!“

Spezialgebiet: Datenintegration, Schnittstellen, ETL und Interoperabilität.

Kira KI – die Neue mit den großen Ideen

Kira ist erst seit Kurzem dabei: ein kleiner weiß-silberner Roboter mit leuchtend blauem Gesicht und ansteckender Begeisterung. Am liebsten würde sie sofort jede Auswertung automatisieren, Dokumente verstehen und Antworten auf Fragen liefern, die bisher niemand stellen konnte.

Die anderen mögen sie. Allerdings fragt Professor Schema gern, woher ihre Daten kommen. Franzi möchte wissen, ob Kira ihre Dateien überhaupt richtig einordnen kann. Und die Zelllinge bieten ihr selbstverständlich gleich drei verschiedene Tabellen als Datengrundlage an.

Kira macht neue Möglichkeiten sichtbar und erinnert uns zugleich daran, dass KI aus schlechten Daten nicht automatisch gute macht. Was unvollständig, falsch oder widersprüchlich ist, kann auch in einer überzeugend formulierten Antwort enden. „Ich kann helfen – wenn ihr mir gute Daten gebt“, sagt sie.

Spezialgebiet: KI-Readiness, sinnvolle Automatisierung und AI Governance.

Gaby G. – eine Etage höher

Gaby G. wohnt nicht im Datenkeller. Sie sitzt eine Etage höher in einem freundlichen Büro, mit einer Tasse Kaffee, einem guten Überblick und einer offenen Kellertür. Sie ist erfahren, klug und pragmatisch – und hat keine Angst davor, hinunterzugehen. Gute Governance findet schließlich nicht allein im Organigramm statt.

Probleme sind selten gelöst, nur weil ein neues Regelwerk geschrieben wurde. Gaby geht es um klare Zuständigkeiten, gemeinsame Begriffe und Entscheidungen, die auch umgesetzt werden können: Wer ist für einen Datenbestand verantwortlich? Wer entscheidet bei Konflikten? Wer spricht mit dem Fachbereich – und wer mit der IT?

Nox kennt die Geschichte und technischen Eigenheiten. Gaby sorgt dafür, dass daraus Verantwortung, Zusammenarbeit und Orientierung werden. Ihr Lieblingssatz: „Bevor wir über Tools sprechen, klären wir erst mal Zuständigkeiten.“

Spezialgebiet: Data Governance, Datenstrategie und Verantwortlichkeiten.

Was hinter der Kellertür steckt

Natürlich sind Nox und seine Freunde erfunden. Die Situationen, die sie verkörpern, dürften dagegen vielen bekannt vorkommen: historisch gewachsene Datenbanken, Excel-Notlösungen, undokumentierte Schnittstellen, vergessene Dokumente und große KI-Pläne.

Diese Figuren sind nicht böse. Niemand hat sie mit dem Ziel erschaffen, das Datenmanagement eines Unternehmens zu sabotieren. Meist wollte jemand schlicht eine Aufgabe erledigen. Dass aus vielen guten Einzellösungen irgendwann eine schwer überschaubare Landschaft wird, ist eher eine Frage der Zeit als der Absicht.

Deshalb sollten wir nicht gleich mit der Abrissbirne in den Keller marschieren. Erst Licht anmachen, verstehen, was da ist, und dann mit den richtigen Menschen überlegen, was bleiben, verbunden oder verbessert werden sollte.

Die Bewohner begleiten uns künftig durch verschiedene Themen des Datenmanagements. Manchmal erklären sie etwas, manchmal zeigen sie, warum etwas schiefgeht – und gelegentlich sorgen sie einfach für ein Schmunzeln. Die Fachlichkeit bleibt ernst. Nur die Verpackung darf ruhig etwas zottelig sein.

Und jetzt mal Hand aufs Herz: Wer wohnt eigentlich in Ihrem Datenkeller?